Door inrichten proces Handhaven werk vereenvoudigd

Het inrichten van het proces handhaven binnen het Korps Landelijke Politie Diensten (KLPD) heeft geleid tot een set van veertien handige sjablonen waardoor de kwaliteit van de uitvoering wordt verbeterd en het werk er een stuk gemakkelijker op is geworden.
Hiermee is voor eens en voor altijd afgerekend met de gedachte dat het inrichten van processen alleen leuk is voor de beleidsmedewerkers en leidt tot bureaucratie.

Aanleiding en doel

De afgelopen twee jaar heeft In-pact het project ‘Procesharmonisatie Handhaven’ van het KLPD begeleid. Het doel van het project was te komen tot een eenduidige manier van handhaven binnen het KLPD.
Aanleiding tot het project waren de invoering van de Basis Voorziening Handhaven (BVH) en het gedachtegoed achter Informatie Gestuurde Politie (IGP).

  • De komst van BVH is aanleiding geweest om processen en producten te beschrijven die voor alle diensten van het KLPD gelijksoortig én bruikbaar zijn.
  • IGP vraagt om op strategisch, tactisch en operationeel niveau het ter beschikking hebben van de juiste informatie. De informatiebehoefte wordt zichtbaar wanneer de processen zijn ingericht en beschreven.

Het managen van deze informatie draagt bij aan een informatiegestuurde politie, aan een efficiënte werkplanning en aan de verbetering van effectiviteit. Daarnaast is het in beeld brengen van de processen en de gewenste informatie van wezenlijk belang voor het vastleggen van de juiste gegevens.

Uitgangspunt: projectmatig handhaven

Het gedachtegoed van IGP heeft geleid tot de keuze voor projectmatig handhaven. Dit houdt in dat er altijd een werkplan wordt gemaakt, al dan niet in samenwerking met netwerkpartners.  De basis voor het werkplan ligt in de analyse van beschikbare informatie. Als het werkplan af is kunnen de werkopdrachten aan de medewerkers worden  verstrekt.

Uitwerking door projectgroep

Een projectgroep bestaande uit vertegenwoordigers uit de verschillende diensten heeft het generieke proces Handhaven beschreven. In tweewekelijkseworkshops van twee dagen zijn de verschillende werkwijzen per dienst vergeleken om zo een generiek proces te kunnen beschrijven waar alle diensten zich in herkennen. De projectgroepleden hebben in nauw overleg met de medewerkers in hun dienst verbeterpunten ingebracht in de bijeenkomsten en de uitkomsten hiervan getoetst in de praktijk.
Vervolgens heeft de projectgroep zich ingezet voor de implementatie door het verzorgen van presentaties voor de diverse management teams. Het verbinden van de ontwikkelfase en de implementatiefase heeft grote voordelen opgeleverd. Doordat de projectgroep de nieuwe werkwijze heeft ontwikkeld en deze heeft uitgedragen binnen de eigen Dienst was er geen scheiding tussen ontwikkeling en implementatie. Dit is de implementatie in de organisatie zeker ten goede gekomen; de ontwerpers gingen enthousiast de boer op om te vertellen dat er een nieuwe, handige, manier van werken met vele voordelen is ontwikkeld.

Eenduidigheid

Een voordeel van de nieuwe werkwijze is dat er in het korps overal op dezelfde manier wordt gewerkt. Deze eenduidigheid heeft voor medewerkers en leidinggevenden een aantal voordelen:

  • De medewerker hoeft niet meer na te denken over de samenstelling van documenten (welke onderdelen moeten er in staan), omdat er voor handige sjablonen is gezorgd;
  • Als de afspraken worden nagekomen, zijn de resultaten altijd goed;
  • Het scheelt veel tijd, immers over de inhoud is al nagedacht. Hierdoor komt er tijd vrij voor andere activiteiten;
  • Uitwisseling en samenwerking met collega’s in andere diensten wordt makkelijker;
  • De aansturing wordt concreter omdat er afgesproken is waaraan de eindresultaten moeten voldoen.

Werkwijzer

Ter ondersteuning van de operationeel leidinggevenden is een ‘Werkwijzer projectmatig Handhaven’ ontwikkeld waarin de nieuwe werkwijze aan de hand van een praktijkvoorbeeld wordt uitgelegd.
Bovendien is er ter ondersteuning van de implementatie voor gekozen een training te verzorgen voor de operationeel leidinggevenden. In deze training wordt met behulp van de simulatie SIMPOL aan de hand van cases de nieuwe manier van werken geoefend. Tevens is er aandacht voor de uitgangspunten van procesgericht werken en sturen, samenwerken en besluitvorming. De simulatiedagen worden verzorgd door Krijn Korver advies en In-pact.

Over een jaar vindt er een procesaudit plaats waarbij het totale proces Handhaven wordt geëvalueerd met leidinggevenden en gebruikers. Pas dan zal blijken of ons enthousiasme rechtvaardig is. We hebben er alle vertrouwen in.

 

 

"Op lokaal niveau zie ik initiatieven ontstaan om de informatiedeling in de Jeugdzorg te organiseren waardoor het beter mogelijk wordt kinderen de juiste zorg te bieden."

Gerrit van de Ven
Senior adviseur

Bekijk dit artikel