Samenwerken lukt alleen wanneer je dezelfde taal spreekt. Het multidisciplinair ontwikkelen van één ‘elektronische taal’ voor de informatie die voor iedereen van belang is, is voorwaardelijk voor ketensamenwerking.

De taal van de keten

Het lijkt wel of er geen rapportage over het functioneren van (semi)overheidsorganisaties te vinden is waarin niet staat vermeld dat de samenwerking niet goed verloopt.

Samenwerking met als doel te komen tot betere resultaten en het verhogen van de effectiviteit en efficiëntie, staat hoog op de agenda.
De roep om meer effectiviteit en efficiency leidt nogal eens tot een mono disciplinaire aanpak vanuit een variëteit aan invalshoeken, bijvoorbeeld: taakstelling, organisatie, sturing, processen, informatie en (ICT) techniek.

Multidisciplinaire aanpak in de strafrechtketen

De geschetste problematiek deed zich ook voor binnen de strafrechtsketen. Pogingen de gewenste verbeteringen in te steken, bijvoorbeeld sec vanuit de ICT, eindigden in een teleurstelling.
Medio 2004-2005 is gestart met het ontwikkelen en toepassen van een aanpak waarbij men het vraagstuk multidisciplinair aanvliegt. Gaandeweg zijn diverse samenwerkingsrelaties tussen partijen in de strafrechtsketen doorgrond. Daarbij groeide het besef dat de multidisciplinaire aanpak als vertrekpunt bij het analyseren van dergelijke samenwerkingsrelaties de enige juiste is. Het legt de vinger op de zere plek(ken) binnen de bestaande situatie of richt de aandacht op de juiste plek in nieuwe samenwerkingsrelaties.
In-pact heeft een bijdrage geleverd aan het toepassen en vervolmaken  van deze multidisciplinaire aanpak in de strafrechtsketen. Het resultaat is een uitwisselingstaal waar men in de verschillende organisaties mee uit de voeten kan.

Uitwisselingstaal

Voor een deel is deze aanpak gestoeld op de zogenaamde ‘e-business collaboration’ principes, met veel succes gebruikt in het internationale elektronische handelsverkeer.
Samengevat bestaat deze multidisciplinaire aanpak uit de volgende onderdelen:
• Bepaling scope, uitgangspunten (business case samenwerkingsverband)
• Bepaling interactieproces (wanneer tussen wie contactmoment)
• Bepaling berichtinhoud (welke informatie per contactmoment)
Een bijzondere rol van In-pact binnen dit geheel was de ontwikkeling van een breed inzetbare uitwisselingstaal die het mogelijk maakte om organisaties met elk hun eigen bedrijfstaal, zonder grote aanpassingen, te laten participeren in samenwerkingsrelaties waarin sprake is van structurele informatiedeling. Hierdoor is een belangrijke hinderpaal weggenomen die informatiedeling binnen samenwerkingsrelaties momenteel vaak onmogelijk maakt.

Toepassing binnen de Jeugdzorg

Op verzoek van de MOgroep (branche organisatie Jeugdzorg Nederland, met ingang van 1-1-2011 gecontinueerd onder de naam ‘Jeugdzorg Nederland’) is deze aanpak ook binnen de jeugdzorg toegepast. En met succes! Ook hier bleek het vinden van de echte verbeterpunten door het gebruik van de multidisciplinaire aanpak te werken. De voor de strafrechtsketen ontwikkelde uitwisselingstaal is, zonder noemenswaardige aanpassingen, binnen de jeugdzorg sector inzetbaar. De jeugdzorg gebruikt deze taal binnenkort ook voor de managementrapportage waardoor de taal- en definitiekwesties tussen rapportage over de dagelijkse operaties voorgoed tot het verleden behoren.
Op dit moment wordt de op deze taal gebaseerde nieuwe managementrapportage landelijk uitgerold. Tevens is er zicht op de binnenkort startende aanpak van een aantal samenwerkingsverbanden tussen Bureaus Jeugdzorg en zorgaanbieders conform de hier beschreven methode, met gebruikmaking van de eerder ontwikkelde jeugdzorgtaal.

Rampenbestrijding en crisisbeheersing

Het jaar 2011 is het jaar waarin de veiligheidsregio’s hun plannen ontwikkelen. Het regionale crisisplan heeft als doel kwaliteitsverbetering door het inrichten van de processen en vorm geven aan de multidisciplinaire samenwerking. Sturing in tijden van crisis op basis van gedeelde informatie is hierbij uitgangspunt.
Ook hier is sprake van het organisatorisch informatieaspect het komen tot een eenduidige ‘taal’. Binnen de diverse kolommen worden ongetwijfeld verschillende definities gebruikt voor eenzelfde woord: moet iemand verwondingen hebben om als slachtoffer aangemerkt te worden of is het al voldoende als hij benadeeld is?
Zeker als er geautomatiseerd informatie uitgewisseld gaat worden, vergt dit een diepgaande (en langdurige) inspanning om te voorkomen dat er besluiten worden genomen op basis van verkeerde informatie. De ontwikkelde methoden voor ketensamenwerking met gebruikmaking van geautomatiseerde berichtenuitwisseling binnen de strafrechtketen en jeugdketen kunnen hierbij uitstekend ingezet worden.

“Resource-management is met name bij grootschalige en langdurige inzet een Winstpakker, omdat het de potentiele aansluiting van externe partners vergemakkelijkt en de samenwerking binnen de veiligheidsregio’s verstrekt.”

Gonne Schras

Senior adviseur